2013年教育部在全国初步建成学籍管理系统，每个学生都将拥有一个终身使用的唯一学籍号，即使转学，学籍号也跟着走。
学籍号是学籍信息的核心要素。学籍号以学生居民身份证号为基础生成，一人一号，伴随学生整个学习生涯，原则上终身不变。学籍号分为“G”字头正式学籍号、“L”字头临时学籍号以及“J”字头学籍号三种。较为常见的是“G”字头正式学籍号和“L”字头临时学籍号。
学籍号就是电子学生证上的号码，共19位数字310+区县（3位）+学校代码（四位）+学段（1位，初中是2）+入学年月（4位）+班号（2位）+学号（2位）。
学籍号由16位构成，其中各位的意义为：省市位(2位)+区县(2位)+学校类别(1位)+学校(3位)+学生类别(1位)+届别(2位)+班(2位)+学生号(2位) +校验位(1位)。教委定义省市位和校验位。
*省市位（2位）：北京市为：01；*区县编号（2位）： 注：由于北京撤县改区，区县代码随之改变。
*学校类别（1位）：0=小学； 1=初中； 2=小学、初中并存学校（九年一贯制）； 3=小学、初中、高中并存学校； 4=完中； 5=普高； 6=职高； 7=职普高并存学校。
*学校（3位）：编码由各区县编制定义。注：这三位是学校编码的最后三位，即学校自编代码。
*学生类别（1位）：0=小学生，1=初中生，2=普高学生，3=职高学生，4=小学生（借读生），5=初中生（借读生），6=高中生（借读生），7=小学生（按北京市户口对待借读生），8=初中生（按北京市户口对待借读生），9=高中生（按北京市户口对待借读生）。
*届别（2位）：按入学年度后两位加学年制年度计算，为学生应毕业年度的后两位；*班（2位）、学号（2位）: 编码由各学校编制。每个阶段毕业后，都会在新学校重新办理。
学生被学校招收后，原来已有学籍的，接收学校应通过全国学籍系统为学生转接学籍，实现“人籍一致”；原来没有学籍的，应为学生新建学籍并通过查重程序。
如果遇到学籍系统或数据传输故障等特殊情况，学校可先通过线下流程办理转学等业务，线下流程完成后，即可作为拥有连续学籍的计算时点，学生即应视为在校生，享受在校生待遇（如参加地方教育行政部门和学校组织的考试及各种活动），之后再通过学籍系统完成电子学籍档案转接，最终以学籍系统记录的信息为准。
（1）起始年级注册学籍
小学一年级、（初中）六年级学生信息由“上海市义务教育招生报名系统”导入录取结果，高一年级由上海市教育考试院和市教育行政部门导入录取结果，各区县和各中小学须在上海学籍系统中根据招生导入的结果以及学生实际报到情况为学生注册学籍。
小学一年级学生在完成本市学籍注册后，系统将统一上报全国中小学学籍信息管理系统（简称“全国学籍系统”），申请全国学籍。初、高中起始年级中，本市的毕业生将自动续接全国学籍，非本市毕业生将按“跨省就学（跨省转学）”或“申报学籍”的流程续接或申报全国学籍。
（2）在校生注册学籍
每学期开学前，学校应为正常在籍（包括休学、保留学籍）的学生进行学期注册学籍工作。
（3）转入注册学籍
已取得全国学籍并符合本市转学条件的学生，由所在区县教育行政部门及学校在上海市学籍系统内发起转学申请，完成转学的学生即完成注册。
未取得全国学籍但符合本市转学条件的学生，由所在区县教育行政部门及学校在学籍系统内为其申报学籍，完成申报学籍后即完成注册。
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