揭秘学籍档案关键要点

　　学籍档案包含哪些内容？

　　学籍档案与人事档案之间存在怎样的联系？

　　探讨高校学籍档案管理的特点是什么？

　　分析高校学籍档案管理中存在的问题？

　　提出高校学籍档案管理改进的若干建议？

　　 学籍档案详尽记录了学生在校期间的所有重要信息，包括就读学校、家庭住址、家庭成员、入学与毕业时间、学校奖惩记录、学籍变动、学习成绩、老师评语、休学退学情况、升学记录等个人就学细节。

　　 ①《高校毕业生登记表》；

　　 ②《学习成绩表》；

　　 ③在校奖惩相关材料；

　　 ④入团、入党志愿书；

　　 ⑤体检表；

　　 ⑥毕业生报到通知书；

　　 ①转正定级，获得干部身份；

　　 ②考研；

　　 ③考公务员通过政审环节；

　　 ④评职称；

　　 ⑤考资格证；

　　 ⑥办理准生证，需要男方存档单位开具婚育证明；

　　 ⑦出国审查通过政审环节；

　　 ⑧计算工龄；

　　 ⑨在上海等大城市办理居住证，必须将档案调至当地；

　　 ⑩进入国企、事业单位需提供档案；

　　 ⑪住房补贴的发放；

　　 ⑫入团、入党相关材料。

　　 学籍档案涵盖高中档案（中专档案、技校档案、职高档案）、高考档案、大专档案、本科档案、硕士研究生档案、博士研究生档案。个人学历所达到的级别，学籍档案就包含相应级别的学籍材料。

　　 学籍档案通常不要求装订，一般是散装材料。从高中原始档案开始，按时间顺序将档案材料放入档案袋，然后用档案袋和密封条进行封存，档案管理上要求较为宽松。

　　 人事档案是在学籍档案的基础上增加了毕业后的单位材料；若档案托管在各级人才服务中心，还会加入人才市场归档的相关材料，从而学籍档案转变为人事档案。如果毕业后档案一直留在学校或原籍教育局毕业办公室，则仍然是学籍档案。

　　 人事档案则必须装订成册，具备硬壳封面，有档案目录，所有材料分为十大类别，第四类和第九类还包含子类，相关材料归入相应类别，中间用分类纸隔开，然后打孔，用粗绳装订成册。

　　 高校学生档案是个人人事档案形成的关键阶段，随着高考人数的逐年增加和学校扩招政策的实施，每年的开学季都是高校最繁忙的时期，不仅需要将每位新生的个人信息、高考成绩、专业、学号录入学校学籍档案系统，而且信息种类繁多，涉及人数众多，时间紧迫，任务繁重。

　　 全国在校生电子学籍的推广使得学籍内容与学生在校学习评定、毕业生学分审核、在校表现记录及就业信息直接关联。学籍档案的记录也遵循学校相关管理制度。对学生学籍档案管理的准确性要求极高。

　　 高校学籍档案形成具有一定的规律性和周期性。

　　 由于高校学生个人学籍档案数量庞大、信息量巨大、对信息准确度要求高，档案管理难度较大。目前，国内高校普遍采用电子学籍管理措施，大大提高了档案管理的便捷性和效率。但在电子学籍管理实践中，仍存在诸多问题。

　　 学校每学期、每学年需更新学生档案信息，但部分单位仍缺乏完善的档案管理制度体系，导致管理规范性下降，信息记录出现错误；个人学籍信息查询平台普及度不高；收集的材料质量参差不齐，信息不一致；分类不明确，查找困难。

　　 当前管理方式问题主要表现在两个方面：一是时间编排混乱，这会大大增加查找信息的难度；二是学校内学生学年或学期个人总结、成绩单以及违纪行为单的装订工作未严格按照统一标准进行，整理混乱，难以整合，导致个人信息记录不全，档案缺失。

　　 学校往往只注重档案的管理和保存，而未能充分发挥档案的查找功能。随着电子学籍的普及，信息查找需求日益增加，任何学生信息都需要同步更新。对高校而言，改进信息查找方式至关重要，既能提高管理效率，也能帮助学生更好地了解个人信息。

　　 建立和完善归档制度，实行分散收集、集中管理。将学籍档案的归档纳入各部门人员的职责范围，确保每学期、每个学制按时、完整、准确地归档。要从制度上加强对学籍档案真实性的认证和鉴别，确保其真实可靠。

　　 在档案管理过程中，应提高学籍档案管理人员的沟通能力，一方面倾听他人对问题的改进建议，另一方面积极提出自己的想法，实现管理人员之间的有效沟通。此外，学籍档案管理人员应具备严谨的工作作风，积极主动地与各部门沟通，深化对专业知识的学习，熟悉工作流程和规范，熟练使用计算机等现代化工具，提高工作效率。

　　 坚持真实性原则。在学籍信息的录入和更改过程中，都应严格把关，并由专门的管理人员根据辅导员提交的文件进行核实，学生确认无误后才能修改。任何个人或机构都不得随意篡改，确保信息真实性的百分百。

　　 随着科技的发展，高校学籍档案管理方式也在不断进步与发展。希望学籍档案管理人员能够通过不断实践和总结，找到最适合高校的学籍档案记录与管理方法，提高学校工作效率，方便学生查找信息的同时，确保安全性与准确性，推动高校学籍档案管理向更加科学化、系统化和规范化的方向发展。